APUNTES DOCENTES 2.2 TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:
1. Automatización de procesos operativos.
2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION:

Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

A continuación se mencionan las principales características de estos tipos de Sistemas de Información.

Sistemas Transaccionales.
Sus principales características son:
• A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.
• Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.
• Son intensivos en entrada y salid de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.
• Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.
• Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones.
Las principales características de estos son:
• Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.
• La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.
• Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.
• No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen losingresos del proyecto de inversión.
• Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuariofinal.
• Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.
• Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.

Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.

Sistemas Estratégicos.
 Sus principales características son:
• Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.
• Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en elmercado.
• Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.
• Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en losbancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puerta al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.
• Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.
Un ejemplo de estos Sistemas de Información dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo de información; como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Información Estratégico si y sólo sí, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa.
Por último, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de información denominado Sistemas Personales de Información, el cual está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.

VER VIDEOS TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN  I y II

VIDEO: LA HISTORIA DEL COMPUTADOR

Los invito a observar el vídeo. Comentamos en la próxima clase.

APUNTES DOCENTES 1 LOS SISTEMAS DE INFORMACION: GENERALIDADES

PARA REFLEXIONAR...

El maestro y el 5%

Teníamos una clase de Fisiología en la Facultad después de la semana santa. Como la mayoría de los alumnos había viajado, todos estaban ansiosos por contar las novedades a los compañeros y la excitación era general. 

Un viejo profesor entró en el salón e inmediatamente percibió que tendría dificultad para conseguir silencio. Con gran dosis de paciencia intentó comenzar la clase; ¿tú crees que nos callamos?   Nada!

Con cierto respeto, el profesor volvió a pedir silencio educadamente. No resultó, ignoramos la solicitud y continuamos firmes con la conversación. Ahí fue cuando el viejo profesor perdió la paciencia y nos retó, como nunca vi antes. Mira lo que dijo:

“Presten atención porque voy a decir esto una sola vez”, dijo, levantando la voz. 

Un silencio de culpa se instaló en todo el salón. El profesor continuó:

 “Desde que comencé a enseñar, hace ya muchos años, descubrí que nosotros los profesores trabajamos con el 5% de los alumnos de una clase. En todos estos años observé que de cada cien alumnos, apenas cinco son realmente aquellos que hacen alguna diferencia en el futuro, apenas cinco se vuelven profesionales brillantes y contribuyen de forma significativa a mejorar la calidad de vida de las personas.”

 “EL otro 95% sirve solo para hacer volumen. Son mediocres y pasan por la vida sin dejar nada útil.”

 “Lo interesante es que este porcentaje vale para todo el mundo. Si ustedes prestan atención notarán que de cien profesores, apenas cinco son aquellos que hacen la diferencia; de cien médicos, apenas cinco son excelentes; de cien abogados, apenas cinco son verdaderos profesionales; y podría generalizar más: de cien personas, apenas cinco son verdaderamente especiales.”

 “Es una pena muy grande no tener como separar este 5% del resto, pues si eso fuera posible, dejaría apenas los alumnos especiales en este salón y mandaría a los demás afuera; entonces tendría el silencio necesario para dar una buena clase y dormiría tranquilo sabiendo que he invertido en los mejores.”

 “Pero desgraciadamente no hay cómo saber cuáles de ustedes son esos alumnos. Solo el tiempo es capaz de mostrar eso. Por lo tanto, tendré que conformarme e intentar dar una buena clase para los alumnos especiales, a pesar del desorden hecho por el resto.”

 “Claro que cada uno de ustedes siempre puede elegir a cuál grupo quiere pertenecer. Gracias por la atención y vamos a la clase de hoy.”

 ... silencio en la clase y el nivel de atención que el profesor consiguió después de aquel discurso. El reto nos tocó a todos, pues el curso tuvo un comportamiento ejemplar en todas las clases de Fisiología durante todo el semestre. A fin de cuentas, ¿a quién le gustaría ser clasificado como “parte del montón”?

 Hoy no recuerdo muchas cosas de las clases de Fisiología, pero del reto del profesor nunca más me olvidé. Para mí aquel profesor fue uno del 5% que hicieron la diferencia en mi vida. De hecho, percibí que él tenía razón y, desde entonces, he hecho todo para estar en el grupo del 5%, pero, como dijo él, no hay cómo saber si vamos por buen camino o no, solo el tiempo dirá a qué grupo pertenecemos.

 Sin embargo, una cosa es cierta: si no intentamos ser especiales en todo lo que hacemos, si no intentamos hacer todo lo mejor posible, seguramente seremos uno más del montón.

Profesor: Raúl Hurtado. Tonalá – Jalisco

UNIDAD ACADÉMICA: CONTABILIDAD FINANCIERA

ASIGNATURA CONTABILIDAD INTERMEDIA

UNIDAD TEMÁTICA PARAMETRIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE Y FINANCIERA



COMPETENCIA RESULTADOS DE APRENDIZAJE



Conocer y utilizar herramientas para sistematizar la información contable y financiera de las empresas, teniendo en cuenta los estándares nacionales e internacionales.



• Conoce y aplica los parámetros básicos que establece la norma nacional para el funcionamiento de un sistema de información empresarial.

• Identifica las necesidades de software para sistematizar la información de una empresa.

• Reconoce las normas básicas para el manejo de la información empresarial.







SITUACION PROBLEMA:

De acuerdo al trabajo de la empresa que están realizando, definir los aspectos importantes para la implantación del software:



1. Establecer el plan de cuentas de acuerdo a las necesidades de la empresa.



2. Relación de terceros (proveedores, clientes y empleados)

PROVEEDORES

COD NOMBRE NIT REP.LEGAL REGIMEN DIRECCION TELEFONO CUPO PLAZO

220501 XY LTDA 809… PEPITO P COMUN XXXXX XXXXX 50.000.000 45 DIA

220502 RAMON 91.2.. RAMON SIMPLIFI XXXXXX XXXXX 20.000.000 CONTA



3. Relación de los documentos contables que se utilizan en la empresa, con su respectiva sigla, y detallar para que va a ser utilizado.



CLASE DE DOCUMENTO SIGLA UTILIZACION

COMPROBANTE DE EGRESO C.E Cada vez que se realice un pago , sea a proveedor o de un gasto.

FACTURA DE VENTA CONTADO F.C Cada vez que se venda de contado.



4. Catalogo de productos y/o servicios. Relación con su respectivo código de los productos que venden, producen o servicios que prestan.

CODIGO PRODUCTO REFERENCIA UNIDAD VENTA

413501 SANDALIA DAMA 2230-T PARES

413502 SANDALIA DAMA PLAYA 3567 CAJAS-POR MAYOR



5. Centros de Costos:



CODIGO CENTRO DE COSTOS AREAS DE LA EMPRESA

01 ADMINISTRACION SUELDOS : gerente, secretaria, mensajero, auxiliar servicios, SERVICIOS PUBLICOS oficina de administración, ARRIENDO 50% corresponde a administración, etc…

GUÍA DE ESTUDIO 8: DELITOS INFORMATICOS

Buscar en Internet, en periódicos un delito cometido a los sistemas de información,
Llevarlo a la clase para comentarlo.
Confrontarlos con la ley Colombiana

APUNTES DOCENTES 7: LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y LAS ORGANIZACIONES

Sistemas De Información, Organizaciones 

• Sistemas de Información, Organizaciones, Administración y Estrategias Resumen Cap. 3 Profa. Norma I. Ortiz Rodríguez Septiembre 2007
• Organizaciones y los Sistemas de Información 
• Los sistemas de Información y las organizaciones deben estar alineadas para producir la información que grupos importantes dentro de la organización puedan utilizar. Las organizaciones deben estar pendientes a las influencias de los sistemas de información para poder beneficiarse de nuevas tecnologías.
• ¿Qué es una Organización? 
• Es una estructura estable, formal y social que adquiere recursos del ambiente y los procesa para producir resultados. Esos resultados se convierten en productos y/o servicios.
• 4. Funciones comunes de una organización Tal vez pienses que Apple Computer, American Airline, Departamento de Policía, American University no tienen nada en común. Pero es todo lo contrario. Todas la organizaciones tiene una funciones en común.
• Funciones comunes de una organización 
• Estas son: 
• Clara división de labores Jerarquías Reglas y Procedimientos explícitos 
• Juicios Imparciales
•  Cualificaciones técnicas para posiciones
•  Eficiencia organizacional máxima
• Funciones únicas de las organizaciones 
• Aunque todas las organizaciones tienen características en común, no hay dos organizaciones iguales. Las organizaciones tienen deferentes estructuras, metas, estilos de liderazgo, tareas y ambiente circundante.
• El papel cambiante de los SI en las organizaciones
• De acuerdo a como esta constituída una organización, los Sistemas de Información tienen que adaptarse a ésta. En la mayoría de las organizaciones existe una unidad responsable de los servicios tecnológicos, la cual recibe el nombre de “Information System Department”.
• El departamento de Sistemas de Información es responsable de: 
• Mantenimiento de equipo Programas
•  Almacenaje de datos Network
• El departamento de Sistemas de Información consiste de especialistas tales como: Programadores Analistas de sistemas Líderes de proyectos Gerentes de sistemas de información Administradores de bases de dataos Especialistas en Redes Diseñadores de Sistemas
• Programadores Técnicos especialistas que escriben instrucciones para programas de computadoras 
• Analistas de sistemas Son el principal lazo entre el grupo de sistemas de información y el resto de la organización. Tienen la responsabilidad de traducir las situaciones del negocio y sus requisitos en situaciones de SI.
• Gerentes de Sistemas de Información Son los líderes del equipo constituido por programadores y analistas, gerentes de proyectos, gerentes de facilidades físicas, gerentes de telecomunicaciones. Pertenecen al nivel más alto del grupo de Sistemas de Oficina. Son gerentes de las operaciones de las computadoras y del staff del “data entry”.
• En muchas compañías el departamento de “Information System” es presidido por el “Chief Information Officer” (CIO) Es una posición “senior management” que sobrepasa el uso de la tecnología de información en la firma. End-users son los representantes de departamentos externos al grupo de sistemas de información.
• 13. El papel cambiante de los IS en las organizaciones Teoría económicas La tecnología de sistemas de información pueden verse como un factor de producción que puede ser libremente substituida por labor y capital Reduce costos en producción, promoción y eficiencia
• Teorías de comportamiento 
• Los sistemas de información ayudan a eliminar la ‘gerencia media’ lo cual produce que la alta gerencia tenga que tomar decisiones de mayor embargadura. Elimina puestos de bajo nivel, reduciendo personal en las compañías y en forma indirecta aumenta el número de personas desempleadas dentro del ambiente “clerical”.
• Administradores, Toma de Decisión y los Sistemas de Información 
• Las responsabilidades de un Administrador varían desde tomar decisiones hasta escribir informes, asistir a reuniones, preparar fiestas. Existe un “Modelo Clasico de Gerencia” que describe las funciones tradicionales de un gerente: Planificar, organizar, coordinar, decidir y controlar
• Luego de un estudio realizado por un especialista en comportamiento de apellido Mintzberg se encontró que los roles del administrador o gerente pueden ser clasificados en 10 roles, categorizados en tres: Roles interpersonales Roles Informativos Roles Decisionales
• Administradores y la Toma de Decisiones
• La toma de decisiones puede ser clasificado por los niveles de la organización (niveles de estrategia, administración, conocimiento y operaciones) La toma de decisiones en el nivel de estrategias determina el objetivo, los recursos y políticas de la organización.
• La toma de decisiones para el Control Administrativo se relaciona principalmente con cuan eficiente y efectivamente se utilizan los recursos y como las unidades operacionales están trabajando. En el Control Operacional la toma de decisiones determina como lleva a cabo las tareas especificadas por el nivel de estrategias y los tomadores de decisiones de la gerencia media.
• La toma de decisiones en el nivel de conocimiento trabaja con evaluar nuevas ideas para productos o servicios, maneras de comunicar nuevo conocimiento y maneras para distribuir la información en la organización Dentro de cada uno de estos niveles de la toma de decisiones, se ha clasificado las decisiones como Estructuradas y No Estructuradas
• DECISIONES NO ESTRUCTURADAS Son aquellas decisiones en donde el que las toma debe proveer juicio, evaluación e introducirse en la definición del problema. Cada una de estas decisiones es “Novel”, importante y no-rutinaria.
• 22. Administradores y la Toma de Decisiones DECISIONES ESTRUCTURADAS Son repetitivas, rutinarias y envuelven procedimientos definidos para manejarlos, por lo que no se tratan como situaciones nuevas Nunca, en ningún nivel de la organización va a haber problemas estructurados y no estructurados simultáneamente. Veamos la siguiente imagen:
• Etapas en la Toma de Decisiones
• La toma de decisiones consiste de diferentes actividades. Simon(1960) describió cuatro etapas en la toma de decisiones: 
• Inteligencia – Consiste en identificar y entender el problema (por qué, dónde, efectos) 
• Diseño – modelar diferentes posibles soluciones de la manera más sencilla posible. 
• Elección – Analizando costos, consecuencias y oportunidades se trata de escoger la mejor solución 
• Implantación – Cuando se ha tomado la decisión se llevan a cabo informes para seguir el progreso o detectar posibles fallas.
• Implicaciones para el Diseño y entendimiento de los SI 
• Los factores mas importantes al momento de planificar un sistema nuevo son: 
• El ambiente en el cual funcionará la organización 
• Estructura de la Organización: jerarquías, especializaciones, procedimientos estándares 
• Cultura y política de la organización 
• Tipo de organización y sus estilos de liderazgo 
• Interés principal de los grupos impactados por el sistema y las actitudes de los empleados que estarán interactuando con el sistema.
• Tipo de tareas, decisiones y procesos comerciales para los cuales estará diseñándose el sistema.
• Implicaciones para el Diseño y entendimiento de los SI
• Los creadores de los sistemas de información deberán diseñar sistemas con las siguientes características: 
• Que sean flexibles y que provean muchas opciones para manejar datos y evaluar información. 
• Que sean capaz de apoyar una variedad de estilos, destrezas y conocimiento, como también mantenerse al tanto de otras alternativas y consecuencias 
• Que sean sensibles a la burocracia de la organización y a los requisitos políticos de ella