ÉXITOS Y FRACASOS DE LOS SISTEMAS: IMPLEMENTACION
1. Fracaso
de los sistemas de información
Sistema de información que no tiene el
desempeño esperado, que no esta funcionando en el plano especificado o que no
se puede usar como se pensó hacerlo.
Otros sistemas automatizados no se
usan porque son demasiado difíciles o porque nadie confía en sus datos.
Áreas problema en los sistemas de información
Diseño: el diseño real no captura las
necesidades. La interface con el usuario puede ser muy deficiente.
Datos: los datos del sistema tienen un
alto nivel de inexactitud o inconsistencia.
Costo: algunos sistemas pueden
funcionar bien, pero el costo de su implementación y operación rebasa por mucho
el presupuesto.
Operaciones: el sistema no opera bien.
La información que se proporciona no es oportuna ni eficiente.
Medición del éxito en los sistemas de información
Algunos
criterios de éxito de los sistemas
1. Niveles altos de uso del sistema,
que se miden con entrevistas a usuarios, cuestionarios y monitoreo de parámetros,
como el volumen de transacciones en línea.
2. Satisfacción de usuarios con el
sistema
3. actividades favorables de los
usuarios hacia los sistemas de información.
4. logro de objetivos.
5. recompensa financiera para la organización.
1.1.
Causas del exito y el fracaso de los sistemas de informacion
Muchos sistemas fracasan debido a la oposición
del entorno o bien a la situación interna.
El concepto de implementación
Son todas las actividades encaminadas
a adoptar, administrar y hacer rutinaria la innovación.
Para algunos estudios, depende de la
personalidad de los actores encargados de la implementación.
Otra escuela tiene en cuenta el tipo
de implementación: descendente o ascendente.
Si hay apoyo por parte de la organización.
El analista en la implementación pasa
a ser un agente de cambio, desarrolla soluciones técnicas, redefine
configuraciones, actividades de trabajo, y las relaciones de poder entre
grupos.
Para otro enfoque todo depende de la relación
entre el consultor y ...
1.2.
Cuasas del exito y el fracaso en la implementacion
- Participacion e influencia de los
usuarios
Cuanto mayor participación de los
usuarios, mayor probabilidad de éxito.
La incorporación de los conocimientos
y la experiencia de los usuarios produce mejores soluciones.
La brecha de comunicaciones entre
usuario y diseñador, quienes suelen tener diferentes antecedentes, intereses y
prioridades. Uno tiene resoluciones técnicas y el otro se orienta a los
problemas de negocios o que mejoran las tareas de la organización.
- Apoyo y compromiso de la
organizacion.
Si hay apoyo, es más probable que los
usuarios y el personal técnico lo vean con buenos ojos. Ambos grupos estarán
convencidos que se les reconocerá su esfuerzo.
Otras veces puede ser que se
comprometa demasiado con un proyecto inviable.
En empresas pequeñas quizá no sea tan
importante porque no hay tanto personal, ni personal especializado.
- Nivel de complejidad y riesgo
Tamaño del proyecto: a mayor proyecto,
mayor riesgo.
Estructura: algunos proyectos están
mas estructurados que otros, al estar mas estructurados dependen menos de las
ideas del usuario.
Experiencia con tecnología: el riesgo
aumentara si el equipo del proyecto tiene poca experiencia.
- Administración del proceso de implementación.
Cada proyecto implica investigación y
desarrollo es difícil definir las necesidades en el nivel de detalle para la automatización.
Como interviene tanta gente a veces es difícil determinar si los planes
iniciales de un sistema son factibles.
Es común que se olviden elementos básicos
, como la capacitación. Sin un control apropiado se padecerá:
- costos excesivos
- prolongación inesperada.
- deficiencias técnicas que dan un desempeño
menor al esperado.
- incapacidad para obtener los
beneficios esperados.
- Ignorancia y optimismo. Las técnicas
para estimar el tiempo requerido para analizar y diseñar sistemas no están bien
desarrollados.
- El mito del mes hombre. Los
proyectos se estiman en términos del número de meses hombre que se requerirán.
Pero en los proyectos de corto plazo, agregar más trabajadores no reducirá el
tiempo de desarrollo.
Rezago: las malas noticias viajan
lentamente hacia arriba.
El reto de la reingeniería de procesos
de negocios (BPR) y la planificación de recursos de empresa (ERP)
Fracasos
- implementación deficiente
- malas prácticas en el manejo del
cambio.
Que no tomaron en cuenta las
preocupaciones de los empleados. El temor y la ansiedad en toda la organización,
la resistencia de los administradores clave, los cambios en las funciones
laborales, en los trayectos profesionales y en las prácticas de reclutamiento y
la capacitación.
La planificación de recursos de
empresa crea un sin número de interconexiones entre diversos procesos de
negocios y flujos de datos para asegurar que cualquier unidad tome información
de cualquier de cualquier otra.
Los procesos de negocios se deben
integrar íntimamente, los puestos se deben definir nuevamente, y se deben crear
nuevos procedimientos en toda la compañía.
Y en muchos casos los empleados no están
preparados para nuevos procedimientos.
El proceso de implementación: que
puede salir mal (miles de ítems)
2. Manejo
de la implementación
Se pueden aumentar las posibilidades
de éxito, si se anticipan los posibles problemas de implementación y se aplican
estrategias de corrección apropiadas.
2.1.
Control de factores de riesgo
Si un proyecto se coloca en el riesgo
adecuado se puede manejar mejor y desarrollar mejores estrategias. Se deberia
adoptar un enfoque de contingencias.
- Herramientas de integración externa.
Técnica de administración de proyectos
que vincula la labor del equipo de implementación con la de los usuarios en
todos los niveles de la organización.
- Herramientas de planificación
formal.
Técnica de administración de proyectos
que estructura y ordena las tareas presupuestando el tiempo, el dinero y los
recursos técnicos necesarios para llevarlas a cabo.
- Herramientas de control formal
Técnica de administración que ayuda a
monitorear el avance hacia la terminación de una tarea y el cumplimiento de las
metas.
2.2.
Como superar la resistencia de los usuarios
Contra implementación: estrategia
deliberada para frustrar la implementación de un sistema de información.
Teorías sobre la resistencia de los
usuarios.
- Teoría orientada a las personas. Se
concentra en factores internos de los mismos.
- Teoría orientada hacia los sistemas:
se concentra en factores inherentes al diseño del sistema.
- Teoría de interacción: la
resistencia se debe a la interacción de factores de personas y sistemas.
Soluciones para cada teoría.
1) educación de los usuarios, coacción,
persuasión, participación de los usuarios.
2) educación de los usuarios, mejoras
de los factores humanos, participación de los usuarios.
3) resolver problemas de organización
antes de introducir nuevos sistemas, reestructurar los incentivos para los
usuarios, reestructurar la relación usuario diseñador.
Diseño para la organización
Análisis de impacto sobre la organización:
estudio de la forma en que un sistema propuesto afectara la estructura, las
actividades, la toma de decisiones y las operaciones de una organización.
Consideración del factor humano:
Ergonomía: interacción de las personas
y maquinas en el entorno de trabajo, incluye el diseño de puestos, cuestiones
de salud y la interface con el usuario final de los sistemas de información.
Diseño socio técnico
Se diseña para el usuario pero no se
lo tiene en cuenta para el diseño.
Diseñar para producir sistemas de información
que combinan la eficiencia técnica con sensibilidad, para las necesidades de la
organización y de las personas.
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