Controles
Conjunto de
disposiciones metódicas, cuyo fin es vigilar las funciones y actitudes de las
empresas y para ello permite verificar si todo se realiza conforme a los
programas adoptados, ordenes impartidas y principios admitidos.
Clasificación
General de los Controles
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Controles Preventivos
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Son aquellos que
reducen la frecuencia con que ocurren las causas del riesgo, permitiendo
cierto margen de violaciones.
Ejemplos: Letrero “No fumar” para salvaguardar las
instalaciones.
Sistemas de claves de acceso.
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Controles
Detectivos
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Son aquellos que
no evitan que ocurran las causas del riesgo sino que los detecta luego de
ocurridos. Son los mas importantes para el auditor. En cierta forma sirven
para evaluar la eficiencia de lo controles preventivos.
Ejemplo: Archivos y procesos que sirvan
como pistas de Auditoría.
Procedimientos de validación.
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Controles
Correctivos
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Ayudan a la
investigación y corrección de las causas del riesgo. La corrección adecuada
puede resultar difícil e ineficiente, siendo necesaria la implantación de
controles detectivos sobre los controles correctivos, debido a que la
corrección de errores es en si una actividad altamente propensa a
errores.
Principales
Controles físicos y lógicos
Controles
particulares tanto en la parte física como en la lógica se detallan a
continuación.
Autenticidad
Permiten
verificar la identidad.
1. Passwords.
2. Firmas digitales.
Exactitud
Aseguran la
coherencia de los datos.
1. Validación de
campos.
2. Validación de
excesos.
Totalidad
Evitan la omisión
de registros así como garantizan la conclusión de un proceso de envío.
1. Conteo de
registros.
2. Cifras de control.
Redundancia
Evitan la
duplicidad de datos.
1. Cancelación de
lotes.
2. Verificación de
secuencias.
Privacidad
Aseguran la
protección de los datos.
1. Compactación.
2. Encriptación.
Existencia
Aseguran la
disponibilidad de los datos.
1. Bitácora de
estados.
2. Mantenimiento de
activos.
Protección de Activos
Destrucción o
corrupción de información o del hardware.
1. Extintores.
2. Passwords.
Efectividad
Aseguran el logro
de los objetivos.
1. Encuestas de
satisfacción.
2. Medición de niveles
de servicio.
Eficiencia
Aseguran el uso
óptimo de los recursos.
1. Programas
monitores.
2. Análisis
costo-beneficio.
Controles automáticos o
lógicos
Periodicidad de cambio de claves de acceso
Los cambios de
las claves de acceso a los programas se deben realizar periódicamente.
Normalmente los usuarios se acostumbran a conservar la misma clave que le
asignaron inicialmente.
El no cambiar las
claves periódicamente aumenta la posibilidad de que personas no autorizadas
conozcan y utilicen claves de usuarios del sistema de computación.
Por lo tanto se
recomienda cambiar claves por lo menos trimestralmente.
Combinación de alfanuméricos en claves de acceso
No es conveniente
que la clave este compuesta por códigos de empleados, ya que una persona no
autorizada a través de pruebas simples o de deducciones puede dar con dicha
clave.
Para redefinir
claves es necesario considerar los tipos de claves que existen:
Individuales
Pertenecen a un
solo usuario, por tanto es individual y personal. Esta clave permite al momento
de efectuar las transacciones registrar a los responsables de cualquier cambio.
Confidenciales
De forma
confidencial los usuarios deberán ser instruidos formalmente respecto al uso de
las claves.
No significativas
Las claves no
deben corresponder a números secuenciales ni a nombres o fechas.
Verificación de datos de entrada
Incluir rutinas
que verifiquen la compatibilidad de los datos mas no su exactitud o precisión;
tal es el caso de la validación del tipo de datos que contienen los campos o
verificar si se encuentran dentro de un rango.
Conteo de registros
Consiste en crear
campos de memoria para ir acumulando cada registro que se ingresa y verificar
con los totales ya registrados.
Totales de Control
Se realiza
mediante la creación de totales de línea, columnas, cantidad de formularios,
cifras de control, etc. , y automáticamente verificar con un campo en el cual
se van acumulando los registros, separando solo aquellos formularios o
registros con diferencias.
Verificación de limites
Consiste en la
verificación automática de tablas, códigos, limites mínimos y máximos o bajo
determinadas condiciones dadas previamente.
Verificación de secuencias
En ciertos
procesos los registros deben observar cierta secuencia numérica o alfabética,
ascendente o descendente, esta verificación debe hacerse mediante rutinas
independientes del programa en si.
Dígito autoerificador
Consiste en
incluir un dígito adicional a una codificación, el mismo que es resultado de la
aplicación de un algoritmo o formula, conocido como MÓDULOS, que detecta la
corrección o no del código. Tal es el caso por ejemplo del décimo dígito de la
cédula de identidad, calculado con el modulo 10 o el ultimo dígito del RUC
calculado con el módulo 11.
Utilizar software de seguridad en los
microcomputadores
El software de
seguridad permite restringir el acceso al microcomputador, de tal modo que solo
el personal autorizado pueda utilizarlo.
Adicionalmente,
este software permite reforzar la segregación de funciones y la
confidencialidad de la información mediante controles para que los usuarios
puedan accesar solo a los programas y datos para los que están autorizados.
Programas de este
tipo son: WACHDOG, LATTICE,SECRET DISK, entre otros
Controles
administrativos en un ambiente de procesamiento de datos
La máxima autoridad del Área
de Informática de una empresa o institución debe implantar los siguientes
controles que se agruparan de la siguiente forma:
1.- Controles de Preinstalación.
2.- Controles de Organización
y Planificación.
3.- Controles de Sistemas en
Desarrollo y Producción.
4.- Controles de
Procesamiento.
5.- Controles de Operación.
6.- Controles de uso de
Microcomputadores
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Controles de Preinstalación
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Hacen referencia a procesos y
actividades previas a la adquisición e instalación de un equipo de computación
y obviamente a la automatización de los sistemas existentes.
Objetivos:
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Garantizar que el hardware
y software se adquieran siempre y cuando tengan la seguridad de que los
sistemas computarizados proporcionaran mayores beneficios que cualquier
otra alternativa.
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Garantizar la selección adecuada de
equipos y sistemas de computación.
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Asegurar la elaboración de un plan de
actividades previo a la instalación.
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Acciones a seguir:
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Elaboración de un informe
técnico en el que se justifique la adquisición del equipo, software y
servicios de computación, incluyendo un estudio costo-beneficio.
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Formación de un comité que
coordine y se responsabilice de todo el proceso de adquisición e instalación.
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Elaborar un plan de
instalación de equipo y software (fechas, actividades, responsables) el mismo
que debe contar con la aprobación de los proveedores del equipo.
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Elaborar un instructivo con
procedimientos a seguir para la selección y adquisición de equipos, programas
y servicios computacionales. Este proceso debe enmarcarse en normas y
disposiciones legales.
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Efectuar las acciones
necesarias para una mayor participación de proveedores.
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Asegurar respaldo de
mantenimiento y asistencia técnica.
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Controles de Organización y
Planificación
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Se refiere a la definición
clara de funciones, línea de autoridad y responsabilidad de las diferentes
unidades del área PAD, en labores tales como:
1.
Diseñar un sistema.
2.
Elaborar los programas.
3.
Operar el sistema.
4.
Control de calidad.
Se debe evitar que una misma
persona tenga el control de toda una operación.
Es importante la utilización
óptima de recursos en el PAD mediante la preparación de planes a ser evaluados
continuamente.
Acciones a seguir
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La unidad informática debe
estar al mas alto nivel de la pirámide administrativa de manera que cumpla
con sus objetivos, cuente con el apoyo necesario y la dirección efectiva.
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Las funciones de operación,
programación y diseño de sistemas deben estar claramente delimitadas.
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Deben existir mecanismos
necesarios a fin de asegurar que los programadores y analistas no tengan
acceso a la operación del computador y los operadores a su vez no conozcan la
documentación de programas y sistemas.
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Debe existir una unidad de
control de calidad, tanto de datos de entrada como de los resultado del
procesamiento.
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El manejo y custodia de
dispositivos y archivos magnéticos deben estar expresamente definidos por
escrito.
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Las actividades del PAD
deben obedecer a planificaciones a corto, mediano y largo plazo sujetos
evaluación y ajustes periódicos “Plan Maestro de Informática”.
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Debe existir una
participación efectiva de directivos, usuarios y personal del PAD en la
planificación y evaluación del cumplimiento del plan.
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Las instrucciones deben
impartirse por escrito.
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Controles de Sistema en
Desarrollo y Producción
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Se debe justificar que los
sistemas han sido la mejor opción para la empresa, bajo una relación
costo-beneficio que proporcionen oportuna y efectiva información, que los
sistemas se han desarrollado bajo un proceso planificado y se encuentren
debidamente documentados.
Acciones a seguir:
Los usuarios deben participar
en el diseño e implantación de los sistemas pues aportan conocimiento y
experiencia de su área y esta actividad facilita el proceso de cambio.
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El personal de Auditoría
interna/control debe formar parte del grupo de diseño para
sugerir y solicitar la implantación de
rutinas de control.
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El desarrollo, diseño y
mantenimiento de sistemas obedece a planes específicos, metodologías
estándares, procedimientos y en general a normatividad escrita y
aprobada.
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Cada fase concluida debe
ser aprobada documentadamente por los usuarios mediante actas u
otros mecanismos a fin de evitar reclamos posteriores.
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Los programas antes de
pasar a Producción deben ser probados con datos que agoten todas las
excepciones posibles.
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Todos los sistemas deben
estar debidamente documentados y actualizados. La documentación deberá contener:
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Informe de
factibilidad.
Diagrama
de bloque.
Diagrama
de lógica del programa.
Objetivos
del programa.
Listado
original del programa y versiones que incluyan los cambios efectuados con
antecedentes de pedido y aprobación de modificaciones.
Formatos
de salida.
Resultados
de pruebas realizadas.
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Implantar procedimientos de
solicitud, aprobación y ejecución de cambios a programas, formatos de los
sistemas en desarrollo.
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El sistema concluido será
entregado al usuario previo entrenamiento y elaboración de los manuales de
operación respectivos.
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Controles de Procesamiento
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Los controles de
procesamiento se refieren al ciclo que sigue la información desde la entrada
hasta la salida de la información, lo que conlleva al establecimiento de una
serie de seguridades para:
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Asegurar que todos los
datos sean procesados.
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Garantizar la exactitud de
los datos procesados.
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Garantizar que se grabe un
archivo para uso de la gerencia y con fines de Auditoría.
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Asegurar que los resultados
sean entregados a los usuarios en forma oportuna y en las mejores
condiciones.
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Acciones a seguir:
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Validación de datos de
entrada previo procesamiento debe ser realizada en forma automática: clave,
dígito autoverificador, totales de lotes, etc.
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Preparación de datos de
entrada debe ser responsabilidad de usuarios y consecuentemente su
corrección.
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Recepción de datos de
entrada y distribución de información de salida debe obedecer a un horario
elaborado en coordinación con el usuario, realizando un debido control de
calidad.
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Adoptar acciones necesaria
para correcciones de errores.
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Analizar conveniencia
costo-beneficio de estandarización de formularios, fuente para agilitar la captura
de datos y minimizar errores.
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Los procesos interactivos
deben garantizar una adecuada interrelación entre usuario y sistema.
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Planificar el mantenimiento
del hardware y software, tomando todas las seguridades para garantizar la
integridad de la información y el buen servicio a usuarios.
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Controles de
Operación
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Abarcan todo el ambiente de
la operación del equipo central de computación y dispositivos de
almacenamiento, la administración de la cintoteca y la operación de terminales
y equipos de comunicación por parte de los usuarios de sistemas on line.
Los controles tienen como
fin:
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Prevenir
o detectar errores accidentales que puedan ocurrir en el Centro de
Cómputo durante un proceso.
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Evitar o
detectar el manejo de datos con fines fraudulentos por parte de funcionarios
del PAD.
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Garantizar
la integridad de los recursos informáticos.
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Asegurar la utilización adecuada de equipos acorde a
planes y objetivos.
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Acciones a seguir:
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El acceso al centro de
computo debe contar con las seguridades necesarias para reservar
ingreso al personal autorizado.
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Implantar claves o password
para garantizar operación de consola y equipo central (mainframe), a personal
autorizado.
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Formular políticas respecto
a seguridad, privacidad y protección de las facilidades de procesamiento ante
eventos como: incendio, vandalismo, robo y uso indebido, intentos de
violación y como responder ante esos eventos.
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Mantener un registro
permanente (bitácora) de todos los procesos realizados, dejando constancia de
suspensiones o cancelaciones de procesos.
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Los operadores del equipo
central deben estar entrenados para recuperar o restaurar información en caso
de destrucción de archivos.
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Los backups no deben ser
menores de dos (padres e hijos) y deben guardarse en lugares seguros y
adecuados, preferentemente en bóvedas de bancos.
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Se deben implantar
calendarios de operación a fin de establecer prioridades de proceso.
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Todas las actividades del
Centro de Computo deben normarse mediante manuales, instructivos, normas,
reglamentos, etc.
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El proveedor de hardware y
software deberá proporcionar lo siguiente:
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Manual de operación de equipos.
Manual de lenguaje de programación.
Manual de utilitarios disponibles.
Manual de Sistemas operativos.
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Las instalaciones deben
contar con sistema de alarma por presencia de fuego, humo, así como
extintores de incendio, conexiones eléctricas seguras, entre otras.
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Instalar equipos que
protejan la información y los dispositivos en caso de variación de voltaje
como: reguladores de voltaje, supresores pico, UPS, generadores de energía.
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Contratar pólizas de
seguros para proteger la información, equipos, personal y todo riesgo que se
produzca por casos fortuitos o mala operación.
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Controles en el uso del
Microcomputador
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Es la tarea mas difícil pues
son equipos mas vulnerables, de fácil acceso, de fácil explotación pero los
controles que se implanten ayudaran a garantizar la integridad y
confidencialidad de la información.
Acciones a seguir:
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Adquisición de equipos de
protección como supresores de pico,
reguladores de voltaje y de ser posible UPS previo a la adquisición
del equipo.
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Vencida la garantía de
mantenimiento del proveedor se debe contratar mantenimiento preventivo y correctivo.
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Establecer procedimientos
para obtención de backups de paquetes y de archivos de datos.
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Revisión periódica y
sorpresiva del contenido del disco para verificar la instalación de
aplicaciones no relacionadas a la gestión de la empresa.
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Mantener programas y
procedimientos de detección e inmunización de virus en copias no autorizadas
o datos procesados en otros equipos.
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Propender a la
estandarización del Sistema Operativo, software utilizado como procesadores
de palabras, hojas electrónicas, manejadores de base de datos y mantener
actualizadas las versiones y la capacitación sobre modificaciones incluidas.
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Analizados los distintos tipos de controles que se
aplican en la Auditoría
de Sistemas efectuaremos a continuación el análisis de casos de situaciones
hipotéticas planteadas como problemáticas en distintas empresas , con la
finalidad de efectuar el análisis del caso e identificar las acciones que se
deberían implementar .
