SISTEMAS
DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA
La toma
de decisiones por parte de los sujetos económicos requiere disponer de datos
relevantes acerca de los hechos sobre los que hay que decidir. Y aunque no cabe
duda de que pueden tomarse decisiones, a veces afortunadas, con la mera
intuición, no es menos cierto que para una realidad económica concreta, las
posibilidades de tomar decisiones racionales serán mayores si se posee una
información fiable y relevante sobre dicha realidad.
La
información es un recurso esencial para reducir la incertidumbre en la toma de
decisiones empresariales, y para que dicha información sea utilizada correctamente,
se hace necesario diseñar un sistema que transforme la multitud de datos que
genera la actividad económica de la empresa en información útil para la toma de
decisiones.
En los
momentos actuales, la contabilidad se configura como el sistema informativo más
eficaz y útil para elaborar y comunicar información de naturaleza
económico-financiera acerca de la actividad económica de las empresas.
Sistemas
de información contable
Existe
una clara relación entre el entorno económico en que se desenvuelve la empresa
y el sistema de información contable que se aplica. Ahora bien, como los rasgos
del entorno económico históricamente no han sido siempre idénticos, ni lo son
actualmente en todos los países, tampoco existe un único sistema de información
contable. Cada sistema contable define conceptos coherentes con el entorno
económico en que se desarrolla.
Históricamente
los sistemas contables han experimentado una notable evolución desde las
primeras concepciones basadas en el control del patrimonio, hasta los más
actuales sistemas de predicción. Desde la óptica de los sistemas más clásicos,
la misión de la contabilidad era el establecimiento de responsabilidades
surgidas de la administración de un patrimonio ajeno; la “rendición de cuentas”
del gestor al propietario era el principal objeto de la contabilidad. Bajo esta
consideración, los aspectos registrales y de control constituían el fundamento
de la disciplina.
En los
sistemas más avanzados la contabilidad es una disciplina económica cuyo
principal objetivo es elaborar y comunicar información útil para la toma de
decisiones de los usuarios de la misma. La información versará sobre aspectos
básicos de la realidad económico-financiera de la empresa, tales como la
composición del patrimonio y su evolución a lo largo del tiempo, los resultados
obtenidos con la actividad desarrollada y servirá de base para predecir la
evolución futura.
Podemos
decir que los sistemas de información contable han evolucionado con el tiempo,
pasando de un sistema de control a un sistema de predicción.
¿Por qué el contable debe saber de sistemas
de información?
En las
empresas conviven varios sistemas -o mejor dicho, subsistemas- de información,
como el de marketing o producción.
La Contabilidad es un sistema de información
También la Contabilidad es un
sistema de información, ya que captura,
procesa, almacena y distribuye
un tipo particular de dato, la información
financiera, vital para la correcta toma de decisiones en la empresa.
Aunque en
las empresas hay sistemas de información que son informales y no están
informatizados -como las redes de circulación de rumores en una oficina-, el
sistema informativo contable actual se basa en los ordenadores
como pieza clave del mismo.
Como vemos en la
figura, la Contabilidad
es un proceso de análisis sintético. Es análisis en cuanto percepción de la
realidad económica que hay detrás de las operaciones empresariales. A la fase
de análisis sigue la de sintetizar muchos datos contables en diferentes
documentos.
El proceso contable
trata en primer lugar de:
Identificar y registrar los
hechos económicos
Valorarlos y procesarlos
posteriormente
Comunicar la información a los
agentes económicos, sirviendo como apoyo fundamental en la toma de decisiones en las
empresas
La fase de análisis,
auditoría y control
En todas esas actividades intervienen tecnologías de
la información
En todos estos aspectos, hoy en día,
el procesamiento automático de la información desempeña un papel fundamental.
A continuación vamos
a exponer cómo las tecnologías de la información pueden cambiar las formas en
que se captura, almacena, procesa,
distribuye y analiza
la información financiera, vinculándolo a las nuevas necesidades de
información de los usuarios.
Tecnologías como el
EDI (Intercambio electrónico de Datos), los ERP (Sistemas de Información
Integrados), Internet, el XBRL (eXtensible Business Reporting Language), la IA (Inteligencia Artificial) o
los agentes inteligentes están transformando la forma en que se trabaja en las
empresas
Usuarios
de la información contable
La
información contable elaborada y publicada por la empresa, tiene unos
potenciales destinatarios o usuarios, que son aquellos sujetos cuyos intereses
pueden verse afectados por la actividad de la entidad informativa. Los usuarios
de la información contable son importantes protagonistas del proceso contable,
ya que sus necesidades condicionan los objetivos y requisitos del sistema
contable.
Aunque
son varias las clasificaciones que pueden hacerse de los usuarios de la información
contable, la más generalizada es la que distingue entre usuarios externos y
usuarios internos.
Usuarios externos. Formado por un grupo
heterogéneo de personas que no tienen responsabilidades directas en la gestión
de la empresa, aunque sí un interés justificado en la misma. Al ser un grupo
muy numeroso, pueden clasificarse con distintos criterios, resulta interesante
la distinción entre los usuarios que tienen una relación contractual con la
empresa y los que no la tienen
Entre
los usuarios externos destacamos:
Los
accionistas y otros propietarios del capital. Estos
usuarios, que han aportado el capital, están interesados principalmente en el
aumento de valor de la empresa y en obtener rentabilidad de su inversión, por
lo que considerarán relevantes, entre otros, los datos sobre el patrimonio y
los resultados obtenidos.
En resumen, la contabilidad es un sistema de información que permite
tomar decisiones a personas interesadas en la empresa para comprar, vender o
mantener acciones, prestar dinero, recabar impuestos, conceder subvenciones,
establecer relaciones comerciales o laborales, etc.
Usuarios
internos. Dentro de este grupo estarían aquellos usuarios con capacidad
para tomar decisiones relativas a la gestión de la empresa, es decir, los
directivos y responsables de la gestión, que utilizan la información contable
para estimar el resultado de las operaciones y llevar a cabo tareas de
planificación y control. Por ejemplo, conocer la estructura de los costes de
los productos o servicios para introducirlos o retirarlos del mercado es una
típica información interna; también lo son las decisiones sobre la expansión o
reducción del tamaño de la entidad o el establecimiento de los precios de venta
de los productos.
Para
tomar estas decisiones los responsables de la gestión necesitan estar
informados continuamente con una información específica y detallada que no se
suministra a los usuarios externos. Como veremos en próximos apartados la
contabilidad puede elaborar distintos tipos de información en función de las
necesidades de los usuarios.
A
partir de la distinción entre usuarios, se puede realizar una primera división
de la contabilidad: la contabilidad financiera o externa, dirigida básicamente
a los usuarios externos, y la contabilidad interna, de costes o de gestión,
cuyos únicos destinatarios son los directivos de la entidad.
Los
objetivos de la contabilidad financiera están marcados por las necesidades de
los usuarios externos aunque también es útil a la dirección de la empresa.
La información
dirigida al exterior es generalista y como está dirigida a terceras personas,
ajenas a la empresa, con necesidades de información muy distintas, es
conveniente que esté normalizada, y en algunos países, como es el caso de
España, está regulada legalmente
