APUNTES DOCENTES 12: SOFTWARE CONTABLE

SOFTWARE CONTABLE

CONCEPTO

Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos necesarios.

Estas funciones pueden ser desarrolladas internamente por la compañía o la organización que lo está utilizando o puede ser adquirido a un tercero, existiendo también una combinación de ambas alternativas, es decir, un paquete de software desarrollado por un tercero con modificaciones locales

CARACTERISTICAS DE UN SOFTWARE CONTABLE

FLEXIBILIDAD. -Adaptación de esquema del programa a los requerimientos de la empresa. -Definición de documentos típicos que son de mayor utilización  en la empresa. -Edición del plan de cuentas de acuerdo con las normas y necesidades de la empresa. -Posibilidad de cambios en los formatos y fuentes para la presentación de informes. COMPATIBILIDAD. -Con otros programas de oficina mas utilizados como el Office. -Con otros programas contables y financieros. -Permita importar y exportar información con otros programas. -Manejo de centros de costos. -Opción de manejo de diferentes monedas. -Capacidad de intercambio de información local y externa.  FACIL MANEJO. -No requiere personal especializado en computación para el manejo del software. -Consulta inmediata de información contable a cualquir nivel. -Indica la mayor información relativa en una sola vista. -Desglose de la información por periodos contables. -Actualización automática de saldos. -Información por niveles. -Manipulación de documentos en forma de objetos. -Definición de consultas especiales. -Interfaz graficas. -Capacidad de búsqueda por cualquier campo :fecha ,nit ,código de cuenta.  SEGURIDAD. -Claves de acceso. -Definición de usuarios con diferentes atributos. -Solo permita la imputación de cuentas auxiliares o de ultimo nivel. -Informe de cualquier inconformidad con el balance.  UNIFORMIDAD. -Plan único de cuentas básico incluido. -Presentación permanente del plan de cuentas por pantalla. -Estandarización de los formatos y procesos para el manejo de la información: consultas y reportes. -Graficas estadísticas.  REPORTES BASICOS REQUERIDOS. -Plan único de cuentas. -Comprobante diario de contabilidad. -Lista de documentos por periodos. -Lista de movimientos por cuentas. -libros oficiales -Estados financieros comparativos. -Análisis estadísticos. -Reportes legales: Iva, retefuente, reteiva ,reteica. OPCIONES AVANZADAS. -Que tenga un generador de informes especializados. -Facilidad de actualización del software. -Soporte contable en línea.

Procedimiento Para la Elaboración de Un Sistema Contable a la Medida

Uno de los aspectos importantes que debemos tomar en cuenta a la hora de confeccionar  un sistema contable a la medida es el Conocimiento pleno de la empresa, tales como: Actividad económica, cantidad de empleados, Industria en donde opera,  saber cuáles son las necesidades que esta tiene. Este procedimiento se logra por medio de entrevista con las personas involucradas en las operaciones diarias.

Luego tendrás que Elaborar el catalogo que utilizara la empresa, seguido de su manual de procedimientos, tendrás que diseñar formularios como por ejemplo: Facturas-Recibos-Orden de compra etc.

Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos, que sirven para controlar las operaciones y suministrar información financiera.

Para que un sistema de contabilidad funcione de manera correcta es preciso que su estructura cumpla con los objetivos trazados. Estos procedimientos deben de estar ligados y  que integren de tal manera el esquema general de la empresa y que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.

PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABLE:

§  Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)

§  Preparar una lista de chequeo

§  Elaborar informes

§  Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento

§  Diseñar formularios para todas las operaciones

Estos formularios deberán tener ciertos requisitos:

1.    Numeración

2.    Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control.

3.    Redacción clara, sin errores.

4.    Además del original, emitir las copias necesarias

5.    Poseer firmas