PARAMETRIZACION
Ubíquese por la opción Administrador – Creación
nueva Empresa.
Ø Indique el número de empresa
a instalar, teniendo en cuenta que debe ser consecutivo.
Ø En caso de instalar una
empresa sobre otra ya creada, es obligatorio seleccionar la opción “Corresponde
a una reinstalación” para que el sistema pida la Clave del Administrador y
pueda reemplazar los archivos existentes. De lo contrario se debe dejar en
blanco.
Ø Indique la unidad en la cual
va a quedar instalada la empresa, tenga en cuenta si es mono o multiusuario.
Ø Indique el serial para
instalar la empresa, número de la licencia único para cada cliente, el cual se
puede ubicar en la opción de Ayuda –
Acerca de en el Menú Principal.
Ø Digite el nombre de la
empresa, como este registrada en Cámara y Comercio
Ingrese el NIT de la
compañía, el cual se debe ir con separaciones de miles digitado puntos.
Ø Asigne el digito de
verificación para el Nit de la empresa que está instalando.
Ø Agente
retenedor: se debe seleccionar si la empresa que se está instalando
es auto retenedor de retención en la fuente, de lo contrario con enter se deja
en blanco.
Ø Inventario
periódico: Corresponde al sistema de valoración de inventarios
que se va a llevar en la empresa. Para manejar el sistema Permanente
deje en blanco o seleccione el campo si define el manejo del juego de
inventarios.
Ø Fecha corte
saldos: Corresponde a la fecha del Balance General con el
cual se va a iniciar la empresa. Si corresponde a una empresa que va a empezar
operaciones la fecha es la de constitución.
Ø Maneja IVA
diferencial: se debe asignar si en su empresa comercializan productos
con varias tarifas.
Mantiene el P.U.C.: (Plan
único de cuentas) Campo empleado para mantener el Plan Único de Cuentas que el
sistema tiene digitado internamente y asignar el tipo de plan de cuentas, de
acuerdo a la actividad económica de la compañía
Paso seguido pregunta la confirmación de los
datos de la empresa instalada y finaliza el proceso.
Para que el sistema asuma los cambios, deberá
salir de la aplicación y volver a ingresar, encontrando así la empresa que
acabó de instalar.
CREACION DE PAISES Y CIUDADES.
RUTA: Parametrización – Registro de
Ciudades. Se pueden crear hasta 999 países y 9999 ciudades,
empleando códigos numéricos Estos datos son requeridos en la apertura de
terceros e informes de ventas. El Código del
DANE es un campo informativo únicamente
CREACION DE ZONAS.
RUTA Parametrización – Registro de Zonas.
Se pueden definir hasta 999 zonas, empleando códigos numéricos, las
cuales se establecen para la creación de los vendedores y los cobradores y en
los informes de ventas. Se debe seleccionar un país y una ciudad en la cual
este la respectiva Zona.
CREACION DE CENTROS Y SUBCENTROS DE
COSTOS
RUTA.
Contabilidad – Administración de Centro de Costos – Apertura
CENTROS DE COSTOS. Se
pueden crear hasta 9999, este parámetro se define para poder llevar detallado
los ingresos o los gatos por áreas especificas de la compañía, de manera que se
puedan tener informes financieros y movimientos detallados por cada uno.
SUBCENTROS DE COSTOS. Se
pueden definir hasta 999 por cada centro de costo, para poder detallar por
áreas mas especificas dentro de cada centro de costos.
CREACION DE BODEGAS Y UBICACIONES.
RUTA. Inventarios – Administración de
Bodegas – Apertura. Se pueden
definir asta 9999, están dadas para llevar le
control en cada sitio donde se tiene
almacenado el inventario.
DEFINICION DEL REGISTRO DE CONTROL
RUTA. Parametrización – Registro de
Control.
La información definida dentro del registro de
control corresponde a los datos que tienen efecto en los parámetros que se
establezcan más adelante o en los informes generados en cada uno de los
módulos, ya que sirve para definir la información correspondiente a:
1. Los datos generales de la empresa instalada
2. Definición del Método de Valuación de los
Inventarios
3. Información tributaria de la empresa instalada
4. Definición de parámetros generales del
programa
Los campos que se deben diligenciar son:
Dirección.
Tiene una longitud de cien (100) posiciones alfanuméricas. En este campo se
debe digitar la dirección de la empresa.
Ciudad. En este campo se
debe digitar la ciudad en la cual este ubicada la empresa.
Código País y Ciudad. Asigne el código que haya
parametrizado en la creación de países y ciudades.
Teléfonos. Se
pueden asignar cuatro números telefónicos.
Moneda Nacional. Coloque
la descripción de la moneda de su país, este parámetro tiene efecto
directamente en la impresión de los valores en letras en los documentos.
Signo moneda. Digite
el signo de la moneda, este campo afecta en la impresión del valor del cheque.
Sigla Identificación. Digite en este campo la palabra NIT o de acuerdo a la sigla utilizada en
cada país para la identificación de la empresa.
Sigla Impuesto Ventas. Digite la sigla de impuesto a las ventas IVA.
Porc. Interés Mora. Ingrese la tasa efectiva mensual de interés por mora. Esta asignación
tiene efecto en el estado de cuenta impreso y circular de cobro, en el módulo
de cartera.
Número de Informe diario. Asigne el número de autorización del Libro Diario
de Facturación si su compañía esta
obligada a llevarlo. Se debe asignar
el
consecutivo de
numeración.
Ayuda en línea: Este
campo se selecciona si se requiere que durante los procesos realizados en el
programa, antes de ejecutarlos el sistema genere un cuadro explicativo de los
mismos.
Aplica Nombre de Máquina: Se
debe asignar si su compañía tiene que presentar el Libro Diario de Facturación
y va relacionado con el campo Número de
Informe Diario.
Conversión a Moneda Extranjera: Si
genera operaciones en moneda extranjera, seleccione el campo para que el
sistema haga la conversión automática y pueda tener informes en las diferentes
monedas siempre que se haya alimentado la tasa de cambio diaria.
Bodega Principal - C. Costos Ppal. Se
debe asignar el código de la
Bodega y del Centro de Costos que se quiere tener por defecto
al realizar documentos.
VALORIZACIÓN DEL INVENTARIO: En
SIIGO se pueden definir tres tipos de costeo o valorización del inventario, se
debe seleccionar el más conveniente para el manejo de la mercancía de su
compañía de acuerdo a las siguientes preguntas:
Maneja Nómina con Decimales: Asigne
si la contabilización del pago de nómina lo desea hace con decimales.
Reforma Tributaria Municipal: Asigne
el campo si desea hacer la contabilización de la retención de ICA en la
facturación y en la
Causación de registro de Compras, asigne la ciudad
correspondiente.
Manejo Opciones EDI (Intercambio
Electrónico de Datos): Con esta función se pueden subir los archivos de pedidos
y ordenes de compra generados por EDI. La implementación
de opciones EDI para SIIGO se realizo siguiendo la guía para el desarrollo de
interfaces Orden Compra / Pedidos D.96A de IBC COLOMBIA S.A. - CARVAJAL quienes
emiten este estándar que cubre las necesidades de información de las Cadenas de
Autoservicio del país.
Tipo de Contribuyente: En
este campo se debe seleccionar el tipo de contribuyente
correspondiente a la empresa. Esta asignación
tendrá efecto directamente en la
elaboración de los documentos.
Tipo de persona: Asignar
si es una persona Jurídica o Persona
Natural.
Código Actividad: Si
definió con anterioridad Reforma Tributaria Municipal SI
se debe colocar el código de la actividad económica del C.I.I.U.
Este código es el que toma el sistema para efecto de la causación de la
retención de ICA que le practiquen.
Permite asignar hasta dos actividades económicas.
Manejo Impoconsumo: Asigne
el campo si desea hacer el manejo de impuesto al consumo dados para productos
como licores y cigarrillos.
Auto retención: Si la
compañía es auto retenedora, además de marcar esta opción, se deben
parametrizar posteriormente las cuentas en la definición de los documentos tipo
F.
Manejo de fechas: Si se
tiene el módulo del Tesorero el sistema pide el manejo de fechas optimistas y
pesimistas, para efecto de generar informes en este módulo.
Iva Diferencial: Debe
seleccionar el campo si comercializa productos gravados a diferentes tarifas,
esta marcación le permite asignar cuenta de IVA para Compras y
Cuenta de IVA para Ventas
Maneja Cooperativas: Este
campo se debe seleccionar si se trabaja con el sector cooperativo, ya que
permite realizar la reclasificación de las cuentas de Clientes con base a las
últimas modificaciones del Plan de Cuentas de Cooperativas.
Creación de Actividades Económicas: Si
definió en el campo reforma tributaria municipal que SI, se deben registrar las
actividades económicas su tarifa y cuenta de aplicación, de las personas
jurídicas y naturales con las cuales comercializa sus productos o servicios
Manejo de reservas: Asigne el campo si el proceso de facturación lo realiza en dos terminales
al mismo tiempo, esto no le permitirá mover unidades negativas en el inventario
de acuerdo con los permisos de las claves de usuarios. En el ciclo del reloj debe asignar 6000 o más, tiempo en
milésimas de segundos, estimado para retornar la mercancía si no se factura.
Impuesto del AIU (Administración,
Imprevistos y Utilidad): Este campo aplica para aquellas empresas que prestan
servicios de aseo y vigilancia aprobadas por la Superintendencia de Vigilancia
y Seguridad Privada y temporales de empleo autorizadas por el Ministerio de
Protección Social, cuyas operaciones serán gravadas con el Impuesto sobre las
Ventas (IVA) a una tarifa del 5% Impuesto
Impuesto al Deporte: Aplica
para las personas naturales o jurídicas responsable de espectáculos públicos.
Al habilitar esta opción, se habilita en la definición del documento tipo F el
campo correspondiente para definir el valor del Impuesto
Facturación en Bloque: La
facturación en bloque es una opción que permite parametrizar conceptos fijos de
facturación, para asignar a varios clientes o terceros, los cuales se pueden
utilizar mes a mes, sin necesidad de digitar la factura Nit por Nit. Esto aplica
para colegios, administradores de propiedad horizontal, clubes, etc.
Facturación Rápida: Esta
función permite generar facturas sin necesidad de asignar los datos del tercero
(Nit, Nombre, Dirección, Centro de Costos y Bodegas ya que el movimiento se
carga a un solo Nit. Esto aplica en el manejo de puntos de venta.
