APUNTES DOCENTES 6: SISTEMAS DE INFORMACION Y LOS NIVELES DE LA ORGANIZACION

PIRÁMIDE ORGANIZACIONAL DE UNA EMPRESA

Diferentes Sistemas de Información en la Pirámide Organizacional de una Empresa

Dado que hay intereses, especialidades y niveles diferentes en una organización, existen diferentes tipos de sistemas. Un sistema no solamente proporciona toda la información que una empresa necesita.

	Sistemas a nivel operativo:Apoyan a los gerentes operativos en el seguimiento de actividades y transacciones elementales de la organización como ventas, ingresos, depósito en efectivo, nómina, decisiones de crédito y flujo de materiales en una fábrica. Tienen como objetivo responder a las preguntas de rutina y seguir el flujo de las transacciones a través de la organización. ¿Cuántas partes hay en el inventario? ¿Qué pasó con el pago del señor Gutiérrez?
	Sistemas a nivel del conocimiento: Apoyan a los trabajadores del conocimiento y de datos de una organización. El propósito de estos sistemas es ayudar a las empresas comerciales a integrar el nuevo conocimiento en los negocios y ayudar a la organización a controlar el flujo del trabajo de oficina. Estos tipos de sistemas están entre las aplicaciones de crecimiento más rápidas en los negocios actuales.
	Sistemas a nivel administrativo: Sirven a las actividades de supervisión, control, toma de decisiones, y administrativas de los gerentes de nivel medio. La pregunta principal que plantean estos sistemas es: ¿Van bien las cosas? Por lo general, este tipo de sistemas proporcionan informes periódicos mas que información instantánea de operaciones. Apoyan a las decisiones no rutinarias y tienden a enfocarse en decisiones menos estructuradas para las cuales los requisitos de información no siempre son claros.
	Sistemas a nivel estratégico: Ayudan a los directores a enfrentar y resolver aspectos estratégicos y tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo. Su función principal es compaginar los cambios del entrono externo con la capacidad organizacional existente. La organización cuenta con sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS, por sus siglas en inglés) en el nivel estratégico; sistemas de información gerencial (MIS) y sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS) en el nivel administrativo; sistemas de trabajo del conocimiento (KWS), sistemas de oficina en el nivel de conocimiento, y sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) en el nivel operativo. A su vez, los sistemas de cada nivel se especializan en apoyar a cada una de las principales áreas funcionales. 1. Sistemas Para El Procesamiento De Transacciones (TPS) Sustituye los procedimientos manuales por otros basados en computadora. Trata con procesos de rutina bien estructurados, incluye aplicaciones para el mantenimiento de registros. Está basado en la computadora y la relación de los trabajos rutinarios, es el más importante y el más utilizado dentro de la empresa, pues reduce el tiempo de las operaciones o actividades rutinarias de la empresa. Las características más comunes dentro de la empresa son las siguientes:  A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas     operativas de la organización.  Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza     apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.  Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.  Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables. 2. Sistemas de Soporte para la Decisión (DSS) Sistema interactivo basado en computadora, el cual ayuda a los tomadores de decisión utilizando modelos y datos para resolver problemas no estructurados. El objetivo principal de estos sistemas es el de apoyar, no reemplazar, las capacidades de decisión del ser humano. 3. Sistemas de Soporte a la toma de Decisiones en Grupo (GDSS) Ayuda a que la toma de decisiones sea más eficaz para todos los niveles de usuarios individuales. Ofrecen muchas herramientas útiles para el trabajo en grupo. Permiten que los documentos compuestos incluyan aplicaciones de diferentes compañías de software. El SW de GDSS, ayuda a la programación, comunicación y administración conjunta de grupos de trabajo.  Características         Diseño especial         Facilidad de uso         Flexibilidad         Apoyo a la toma de decisiones         Aportaciones anónimas         Reducción del comportamiento negativo del grupo         Mantenimiento de registros automáticos  Elementos         Base de datos         Base de modelos         Gerente de diálogo  Alternativas         Salón de decisiones         Red de decisiones de área local         Tele conferencias         Red de decisión de área extensa 4. Sistemas de Trabajo con Conocimientos (KWS) Los sistemas de oficina y las estaciones de trabajo de diseño. Su principal cometido es integrar los conocimientos en el conjunto de la organización y canalizar los flujos de información asociados a puestos intensivos en información. Son denominados K.W.S (Knowledge Work Systems). Como se observa el conocimiento como activo intangible es difícil de administrar, incluso apenas se está comprendiendo cómo se puede administrar; el conocimiento es parte fundamental para las organizaciones y su forma de hacer negocios y tener ventajas competitivas. Dichas herramientas nos ayudan a identificar o clasificar nuestros activos de conocimiento y a llevar los procesos de su gestión de una manera más efectiva, todas las habilidades y los conocimientos deben de ser identificados y valorados, accesibles desde cualquier sitio, deben ser capturados o almacenados, para que a su vez se puedan desarrollar y mejorar.  Para CREAR conocimiento: Knowledge Work Systems (KWS), apoyan las actividades de los empleados y      profesionistas de alto desempeño y los ayudan a crear nuevos conocimientos e integrarlos a la empresa (CAD,      sistemas de modelación y simulación).  Para COMPARTIR conocimiento: Grupos de trabajo, donde se comparte el conocimiento, este puede ser      presencial o a distancia (e-mail, teleconferencias, groupware).   Para DISTRIBUIR conocimiento: Office Automation Systems, ayuda a controlar el flujo de información a través de      la organización (procesamiento de datos, calendarios electrónicos). 5. Sistemas de Automatización de Oficinas (OAS) Es una aplicación de Tecnología de información diseñada para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinación y comunicación de la oficina típica. Coordinan a diversos trabajadores de información, unidades geográficas y áreas funcionales. Manejan y controlan documentos. Programan actividades. Comunican.  Sirven a las necesidades de información en los niveles de conocimientos en la institución  Coordinan y administran  Enlazan el trabajo  Acoplan a la institución Para cumplir con las funciones ya descritas, las oficinas en general llevan a cabo cinco actividades de oficinas principales:  Administración de documentos  Programación de las actividades de las personas y grupos  Comunicación con personas y grupos  Administración de los datos  Administración de proyectos  Administración de Documentos Son las tecnologías que se utilizan para crear, procesar y administrar documentos. (procesamiento de palabra, las publicaciones de escritorio, imágenes de documentos y administración del flujo de trabajo).  Trabajo de Colaboración (Groupware) Es el software que reconoce el significado de los grupos en las oficinas al proporcionar funciones y servicios que dan soporte a las actividades de colaboración de los grupos de trabajo.  Administración de la Información (Base de Datos de Escritorio) Herramienta en paquetes para bases de datos diseñadas para dar soporte a tareas de administración de datos específicos de la oficina para el trabajador de la información.  Administración de Proyectos Es el software que facilita el desarrollo, programación y administración de un proyecto complejo en subtareas más sencillas, cada una con su propio tiempo de terminación y sus requerimientos de recursos. 6. Sistemas de Información para la Administración (SIA) (MIS Management Information System) son un conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos para suministrar la información rutinaria a administradores y tomadores de decisiones. Proporcionan informes periódicos para la planeación, el control y la toma de decisiones. Son sistemas que se sustentan en la relación que surge entre las personas y las computadoras. Su interés principal es la eficiencia operativa. Objetivo Ofrecer a la administración la información necesaria de manera habitual y continua. No sólo ofrece datos, sino el conjunto de éstos analizados y procesados. Ayudar en el proceso de planeación como una herramienta en el desarrollo de estrategias para dar ventajas competitivas a la empresa. Disminuir la necesidad de dependencia de un ejecutivo en el mecanismo de control en una empresa. Permitir una comunicación más lateral y cruzada sobre una base formal en una organización. Y principalmente, dar soporte en la toma de decisiones en los altos mandos administrativos de una organización mediante el uso de la información recabada. 7. Sistemas de información Estratégicos Son los que ayudan a los administradores del nivel superior (o alta gerencia) a abordar y resolver cuestiones estratégicas y tendencias a largo plazo, tanto en la compañía como en su entorno exterior. Características: Suelen desarrollarse “in house”, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado. Su forma de desarrollo es la base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos. Apoyan en el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa. Cambian significativamente el desempeño de un negocio al medirse por uno o más indicadores clave, entre ellos, la magnitud del impacto. Contribuyen al logro de una meta estratégica. Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compañía, la forma en que compite o en la que interactúa con clientes y proveedores. Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores.