APUNTES DOCENTES 10: ÉXITO Y FRACASO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

ÉXITOS Y FRACASOS DE LOS SISTEMAS: IMPLEMENTACION

1.    Fracaso de los sistemas de información

Sistema de información que no tiene el desempeño esperado, que no esta funcionando en el plano especificado o que no se puede usar como se pensó hacerlo.

Otros sistemas automatizados no se usan porque son demasiado difíciles o porque nadie confía en sus datos.

Áreas problema en los sistemas de información

Diseño: el diseño real no captura las necesidades. La interface con el usuario puede ser muy deficiente.

Datos: los datos del sistema tienen un alto nivel de inexactitud o inconsistencia.

Costo: algunos sistemas pueden funcionar bien, pero el costo de su implementación y operación rebasa por mucho el presupuesto.

Operaciones: el sistema no opera bien. La información que se proporciona no es oportuna ni eficiente.

Medición del éxito en los sistemas de información

Algunos criterios de éxito de los sistemas

1. Niveles altos de uso del sistema, que se miden con entrevistas a usuarios, cuestionarios y monitoreo de parámetros, como el volumen de transacciones en línea.

2. Satisfacción de usuarios con el sistema

3. actividades favorables de los usuarios hacia los sistemas de información.

4. logro de objetivos.

5. recompensa financiera para la organización.

1.1. Causas del exito y el fracaso de los sistemas de informacion

Muchos sistemas fracasan debido a la oposición del entorno o bien a la situación interna.

El concepto de implementación

Son todas las actividades encaminadas a adoptar, administrar y hacer rutinaria la innovación.

Para algunos estudios, depende de la personalidad de los actores encargados de la implementación.

Otra escuela tiene en cuenta el tipo de implementación: descendente o ascendente.

Si hay apoyo por parte de la organización.

El analista en la implementación pasa a ser un agente de cambio, desarrolla soluciones técnicas, redefine configuraciones, actividades de trabajo, y las relaciones de poder entre grupos.

Para otro enfoque todo depende de la relación entre el consultor y ...

1.2. Cuasas del exito y el fracaso en la implementacion

- Participacion e influencia de los usuarios

Cuanto mayor participación de los usuarios, mayor probabilidad de éxito.

La incorporación de los conocimientos y la experiencia de los usuarios produce mejores soluciones.

La brecha de comunicaciones entre usuario y diseñador, quienes suelen tener diferentes antecedentes, intereses y prioridades. Uno tiene resoluciones técnicas y el otro se orienta a los problemas de negocios o que mejoran las tareas de la organización.

- Apoyo y compromiso de la organizacion.

Si hay apoyo, es más probable que los usuarios y el personal técnico lo vean con buenos ojos. Ambos grupos estarán convencidos que se les reconocerá su esfuerzo.

Otras veces puede ser que se comprometa demasiado con un proyecto inviable.

En empresas pequeñas quizá no sea tan importante porque no hay tanto personal, ni personal especializado.

- Nivel de complejidad y riesgo

Tamaño del proyecto: a mayor proyecto, mayor riesgo.

Estructura: algunos proyectos están mas estructurados que otros, al estar mas estructurados dependen menos de las ideas del usuario.

Experiencia con tecnología: el riesgo aumentara si el equipo del proyecto tiene poca experiencia.

- Administración del proceso de implementación.

Cada proyecto implica investigación y desarrollo es difícil definir las necesidades en el nivel de detalle para la automatización. Como interviene tanta gente a veces es difícil determinar si los planes iniciales de un sistema son factibles.

Es común que se olviden elementos básicos , como la capacitación. Sin un control apropiado se padecerá:

- costos excesivos

- prolongación inesperada.

- deficiencias técnicas que dan un desempeño menor al esperado.

- incapacidad para obtener los beneficios esperados.

- Ignorancia y optimismo. Las técnicas para estimar el tiempo requerido para analizar y diseñar sistemas no están bien desarrollados.

- El mito del mes hombre. Los proyectos se estiman en términos del número de meses hombre que se requerirán. Pero en los proyectos de corto plazo, agregar más trabajadores no reducirá el tiempo de desarrollo.

Rezago: las malas noticias viajan lentamente hacia arriba.

El reto de la reingeniería de procesos de negocios (BPR) y la planificación de recursos de empresa (ERP)

Fracasos

- implementación deficiente

- malas prácticas en el manejo del cambio.

Que no tomaron en cuenta las preocupaciones de los empleados. El temor y la ansiedad en toda la organización, la resistencia de los administradores clave, los cambios en las funciones laborales, en los trayectos profesionales y en las prácticas de reclutamiento y la capacitación.

La planificación de recursos de empresa crea un sin número de interconexiones entre diversos procesos de negocios y flujos de datos para asegurar que cualquier unidad tome información de cualquier de cualquier otra.

Los procesos de negocios se deben integrar íntimamente, los puestos se deben definir nuevamente, y se deben crear nuevos procedimientos en toda la compañía.

Y en muchos casos los empleados no están preparados para nuevos procedimientos.

El proceso de implementación: que puede salir mal (miles de ítems)

2.    Manejo de la implementación

Se pueden aumentar las posibilidades de éxito, si se anticipan los posibles problemas de implementación y se aplican estrategias de corrección apropiadas.

2.1. Control de factores de riesgo

Si un proyecto se coloca en el riesgo adecuado se puede manejar mejor y desarrollar mejores estrategias. Se deberia adoptar un enfoque de contingencias.

- Herramientas de integración externa.

Técnica de administración de proyectos que vincula la labor del equipo de implementación con la de los usuarios en todos los niveles de la organización.

- Herramientas de planificación formal.

Técnica de administración de proyectos que estructura y ordena las tareas presupuestando el tiempo, el dinero y los recursos técnicos necesarios para llevarlas a cabo.

- Herramientas de control formal

Técnica de administración que ayuda a monitorear el avance hacia la terminación de una tarea y el cumplimiento de las metas.

2.2. Como superar la resistencia de los usuarios

Contra implementación: estrategia deliberada para frustrar la implementación de un sistema de información.

Teorías sobre la resistencia de los usuarios.

- Teoría orientada a las personas. Se concentra en factores internos de los mismos.

- Teoría orientada hacia los sistemas: se concentra en factores inherentes al diseño del sistema.

- Teoría de interacción: la resistencia se debe a la interacción de factores de personas y sistemas.

Soluciones para cada teoría.

1) educación de los usuarios, coacción, persuasión, participación de los usuarios.

2) educación de los usuarios, mejoras de los factores humanos, participación de los usuarios.

3) resolver problemas de organización antes de introducir nuevos sistemas, reestructurar los incentivos para los usuarios, reestructurar la relación usuario diseñador.

Diseño para la organización

Análisis de impacto sobre la organización: estudio de la forma en que un sistema propuesto afectara la estructura, las actividades, la toma de decisiones y las operaciones de una organización.

Consideración del factor humano:

Ergonomía: interacción de las personas y maquinas en el entorno de trabajo, incluye el diseño de puestos, cuestiones de salud y la interface con el usuario final de los sistemas de información.

Diseño socio técnico

Se diseña para el usuario pero no se lo tiene en cuenta para el diseño.

Diseñar para producir sistemas de información que combinan la eficiencia técnica con sensibilidad, para las necesidades de la organización y de las personas.